Fluxul de numerar este suma banilor care intră și ies efectiv din firmă într-o perioadă, în timp ce profitul este diferența dintre venituri și cheltuieli așa cum apar ele în contabilitate. Cele două numere pot fi foarte diferite: o firmă poate arăta profit pe hârtie și, în același timp, să nu aibă bani ca să plătească salariile din luna următoare.
Diferența nu e o curiozitate pentru contabili. Foarte multe afaceri mici nu dispar pentru că nu vând, ci pentru că banii vin mai târziu decât plățile. Dacă înțelegi mecanismul, începi să iei decizii mai calme: cât stoc cumperi, ce termen de plată accepți, când angajezi pe cineva.
De ce apare diferența dintre profit și banii din cont?
Contabilitatea înregistrează o vânzare în momentul în care ai livrat marfa sau serviciul, chiar dacă clientul plătește peste treizeci sau șaizeci de zile. În același timp, tu ai cumpărat materialele, ai plătit transportul și poate ai deja un avans dat unui furnizor. Pe hârtie, vânzarea apare imediat ca venit. În cont, banii lipsesc până la încasare.
Un exemplu simplu. Un atelier de mobilă livrează în martie un set de dulapuri către un restaurant, cu factura de 10.000 de lei și termen de plată de 45 de zile. Materialele și manopera au costat 7.000 de lei, plătiți în aceeași lună. Profitul lunii martie este de 3.000 de lei, însă în cont atelierul are minus 7.000 de lei față de situația dinainte. Dacă în aprilie apar alte comenzi care cer materiale, firma poate ajunge la limită, deși nu a greșit nimic din punct de vedere contabil.
Ce cuprinde, concret, fluxul de numerar?
Se împarte de obicei în trei părți, ușor de ținut minte:
- Activitatea curentă: încasările de la clienți minus plățile către furnizori, salarii, chirie și taxe.
- Investițiile: banii cheltuiți pe utilaje, echipamente sau un spațiu, ori încasați din vânzarea lor.
- Finanțarea: credite luate sau rambursate, aporturi ale asociaților, dividende plătite.
Pentru o afacere mică, prima parte spune cel mai mult. Dacă încasările din activitatea curentă sunt negative mai multe luni la rând, ai o problemă, chiar dacă profitul arată bine.
Cum îți urmărești fluxul de numerar fără programe complicate?
Nu ai nevoie de un sistem scump. Un tabel cu patru coloane este suficient: data, ce a intrat, ce a ieșit, soldul rămas. Completează-l săptămânal, nu o dată pe an, și adaugă o a doua foaie cu ce urmează să se întâmple în următoarele douăsprezece săptămâni: facturile de încasat, termenele de plată, ratele, taxele.
Această a doua foaie, numită previziune de numerar, e cea care te salvează. Îți arată cu luni înainte când urmează o săptămână grea, iar tu poți mișca ceva: ceri un avans, negociezi un termen mai lung la un furnizor, amâni o achiziție care nu e urgentă.
Ce poți face dacă banii vin prea târziu?
Ordinea de mai jos funcționează în majoritatea situațiilor:
- Cere avans sau plata în tranșe pentru comenzile mari, mai ales de la clienți noi.
- Scurtează termenul de plată pe facturi și trimite-le în aceeași zi cu livrarea.
- Verifică lunar ce facturi au depășit scadența și sună înainte să treacă zece zile; despre importanța acestui interval s-a scris în materialul despre factura rămasă neplătită.
- Negociază cu furnizorii un termen mai lung, în schimbul unui program de comenzi stabil.
- Redu stocul: marfa nevândută este bani blocați pe raft.
Fiecare pas are un cost: un avans cerut poate speria un client, iar un stoc mic poate însemna comenzi pierdute. Alege ce se potrivește domeniului tău. Un magazin de cartier trăiește din încasări zilnice, deci riscul lui e altul decât al unui atelier care lucrează pe comandă pentru firme.
Cum citești cele două numere împreună?
Un profit mic cu flux pozitiv e o situație confortabilă, chiar dacă nu spectaculoasă. Un profit mare cu flux negativ cere atenție imediată. Un profit negativ cu flux pozitiv poate fi o fază temporară, de pildă când încasezi avansuri pentru lucrări pe care le execuți abia mai târziu. Cele trei combinații spun povești diferite, iar un patron care se uită doar la profit vede doar o parte din ele.
Companiile mari fac din această verificare o rutină, tocmai pentru a nu fi surprinse de evenimente. Dacă te interesează modul în care ele privesc partea de risc, citește despre rolul standardelor ISO în gestionarea riscurilor. Ideea de bază se aplică și unui atelier cu doi angajați: scrii ce poate merge prost, estimezi cât te-ar costa și pregătești o rezervă.
Întrebări frecvente
Poate o firmă profitabilă să dea faliment?
Da. Dacă banii se încasează mult mai târziu decât se plătesc cheltuielile, firma nu poate achita datoriile la scadență, chiar dacă pe hârtie are profit.
Cât ar trebui să țin ca rezervă?
Nu există o cifră valabilă pentru toți. O regulă folosită des este o rezervă care să acopere cheltuielile fixe pe două-trei luni, dar domeniul și sezonul pot schimba mult acest calcul.
Cât de des verific fluxul de numerar?
Săptămânal, dacă afacerea este mică și vinzi continuu. Lunar este prea rar în perioadele cu multe plăți sau cu clienți care întârzie.
